Zde se uskutečňuje prvotní příjem dokumentu. Je zde možné dokument editovat a přidělit jej odpovědnému pracovníkovi. Automaticky se načtou metadata – údaje o dokumentu (např. odesílatel, datový formát, datum a čas doručení). Přílohy se převedou do výstupních datových formátů.
Slouží především k převzetí dokumentu z Podatelny a přidělení jednacího čísla. Je zde možné vytvoření vlastního dokumentu (konceptu) a jeho povýšení na dokument. Následně je možné založit dokument do spisu a vyplnit metadata. Každá úprava metadat se ukládá do transakčního protokolu.
Slouží k odeslání dokumentů adresátům a celkové evidenci odeslaných dokumentů. K odeslání dokumentů lze využít služeb datové schránky, e-mailu nebo České pošty.
Je určena pro dlouhodobé ukládání dokumentů a spisů, a to ve správném formátu. To vše po dobu skartační lhůty, ze které se realizuje skartační řízení.
Příjem dokumentů (e-mailem, datovou schránkou, poštou)
Validace a třídění příchozích dokumentů
Zaevidování dokumentu
Postoupení dokumentu k vyřízení
Odeslání dokumentu (e-mailem, datovou schránkou, poštou, převzetím, zveřejněním) a správa zásilek
Stahování doručenek k odeslaným datovým zprávám
Kontrola škodlivého kódu u přijatých dokumentů i dokumentů k odeslání
Uchování vyřízených dokumentů po dobu skartační lhůty
Zapůjčení digitálních dokumentů ze Spisovny
Založení a editace nového subjektu
Vytváření vazeb mezi subjekty a dokumenty
Provedení konverze dokumentů a převod doumentů do výstupního formátu podle platné legislativy
Vytváření poznámek v dokumentu nebo spisu
Předání dokumentu jinému uživateli (např. k podepsání nebo opečetění) nebo spisovému uzlu
Opatření dokumentu kvalifikovaným elektronickým podpisem/kvalifikovanou elektronickou pečetí
Vytváření konceptu a povýšení konceptu na dokument
Kontrola úplnosti dokumentu, vyřízení dokumentu a jeho zařazení do spisu
Kontrola úplnosti spisu, uzavření spisu a jeho přenos do Spisovny
Podpora procesu skartačního řízení
Předávání dokumentů v datovém balíčku SIP do Národního digitálního archivu
Sestavení a odeslání skartačního návrhu včetně průvodního dopisu
Import rozhodnutí a přejímky z Národního digitálního archivu
Smazání komponent zničených dokumentů
Zobrazení, procházení a export transakčního protokolu
Evidence konverzí
Uložení denního otisku
Správa uživatelů a rolí
Elektronická spisová služba SpisUm je intuitivním nástrojem, který v maximální míře zaručuje transparentní a přehlednou správu dokumentů, a to v souladu s právními předpisy.
